Программы для ЭВМ оформляются в соответствии с требованиями Единой системы программной документации (ЕСПД) . ЕСПД - набор ГОСТов, устанавливающих правила оформления, содержание, структуру программных документов.
Данный how-to содержит выдержки из ЕСПД. Полные сведения можно получить непосредственно из ГОСТов.
Краткий алгоритм оформления программы
Кратко алгоритм оформления программы и виды программных документов изображены на рисунке. Более подробно процесс оформления описан далее.
Оформление программного документа
Программный документ - документ, содержащий сведения, необходимые для разработки, изготовления, сопровождения и эксплуатации программ.
Каждый отдельный программный документ оформляется по (общим для всех докуметнов ЕСПД) требованиям ГОСТ 19.101-77 , ГОСТ 19.103-77 , ГОСТ 19.104-78 , ГОСТ 19.105-78 , ГОСТ 19.106-78 , ГОСТ 19.604-78 (более подробное описание данных ГОСТов следует ниже) и ГОСТа для конкретного программного документа.
Общие требования к программным документам. ГОСТ 19.105 - 78
Требования к программным документам, выполненным печатным способом. ГОСТ 19.106 - 78
ГОСТ 19.106-78 устанавливает правила выполнения программных документов для печатного способа выполнения.
Важно отметить, что данный ГОСТ не распространяется на программный документ "Текст программы".
Материалы программного документа должны располагаться в следующей последовательности :
- Титульная часть:
- лист утверждения (не входит в общее количество листов документа);
- титульный лист (первый лист документа);
- Информационная часть:
- аннотация;
- лист содержания;
- Основная часть:
- текст документа (с рисунками, таблицами и т.п.);
- приложения;
- перечень терминов, перечень сокращений, перечень рисунков, перечень таблиц, предметный указатель, перечень ссылочных документов;
- часть регистрации изменений:
- лист регистрации изменений.
В аннотации указывают издание программы, кратко излагают назначение и содержание документа. Если документ состоит из нескольких частей, в аннотации указывают общее количество частей. Содержание документа размещают на отдельной (пронумерованной) странице (страницах) после аннотации, снабжают заголовком «СОДЕРЖАНИЕ», не нумеруют как раздел и включают в общее количество страниц документа.
Форматирование текста:
- Программный документ выполняют на одной стороне листа, через два интервала; допускается через один или полтора интервала.
- Аннотацию размещают на отдельной (пронумерованной) странице с заголовком «АННОТАЦИЯ» и не нумеруют как раздел.
- Заголовки разделов пишут прописными буквами и размещают симметрично относительно правой и левой границ текста.
- Заголовки подразделов записывают с абзаца строчными буквами (кроме первой прописной).
- Переносы слов в заголовках не допускаются. Точку в конце заголовка не ставят.
- Расстояние между заголовком и последующим текстом, а также между заголовками раздела и подраздела должно быть равно:
- при выполнении документа машинописным способом - двум интервалам.
- Для разделов и подразделов, текст которых записывают на одной странице с текстом предыдущего раздела, расстояние между последней строкой текста и последующим заголовком должно быть равно:
- при выполнении документа машинописным способом - трём машинописным интервалам.
- Разделы, подразделы, пункты и подпункты следует нумеровать арабскими цифрами с точкой.
- В пределах раздела должна быть сквозная нумерация по всем подразделам, пунктам и подпунктам, входящим в данный раздел.
- Нумерация подразделов включает номер раздела и порядковый номер подраздела, входящего в данный раздел, разделённые точкой (2.1; 3.1 и т. д.).
- При наличии разделов и подразделов к номеру подраздела после точки добавляют порядковый номер пункта и подпункта (3.1.1, 3.1.1.1 и т.д.).
- Текст документа должен быть кратким, четким, исключающим возможность неверного толкования.
- Термины и определения должны быть едиными и соответствовать установленным стандартам, а при их отсутствии - общепринятым в научно-технической литературе, и приводиться в перечне терминов.
- Необходимые пояснения к тексту документа могут оформляться сносками.
- Сноска обозначается цифрой со скобкой, вынесенными на уровень линии верхнего обреза шрифта, например: «печатающее устройство2)...» или «бумага5)».
- Если сноска относится к отдельному слову, знак сноски помещается непосредственно у этого слова, если же к предложению целом, то в конце предложения. Текст сноски располагают в конце страницы и отделяют от основного текста линией длиной 3 см, проведённой в левой части страницы.
- Иллюстрации, если их в данном документе более одной, нумеруют арабскими цифрами в пределах всего документа.
- Формулы в документе, если их более одной, нумеруются арабскими цифрами, номер ставят с правой стороны страницы, в скобках на уровне формулы.
- Значение символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу, должны быть приведены непосредственно под формулой. Значение каждого символа печатают с новой строки в той последовательности, в какой они приведены в формуле. Первая строка расшифровки должна начинаться со слова «где», без двоеточия после него.
- В программных документах допускаются ссылки на стандарты (кроме стандартов предприятий), технические условия и другие документы (например, документы органов Государственного надзора, правила и нормы Госстроя СССР). При ссылках на стандарты и технические условия указывают их обозначение.
- Ссылаться следует на документ в целом или на его разделы (с указанием обозначения и наименования документа, номера и наименования раздела или приложения). При повторных ссылках на раздел или приложение указывают только номер.
- В примечаниях к тексту и таблицам указывают только справочные и пояснительные данные.
- Одно примечание не нумеруется. После слова «Примечание» ставят точку.
- Несколько примечаний следует нумеровать по порядку арабскими цифрами с точкой. После слова «Примечание» ставят двоеточие.
- Сокращения слов в тексте и надписях под иллюстрациями не допускаются.
- Иллюстрированный материал, таблицы или текст вспомогательного характера допускается оформлять в виде приложений.
- Каждое приложение должно начинаться с новой страницы с указанием в правом верхнем углу слова «ПРИЛОЖЕНИЕ» и иметь тематический заголовок, который записывают симметрично тексту прописными буквами.
В ГОСТе присутствует образец листа, где указаны поля, места для нумерации страниц и шифра.
Многие управленческие документы имеют приложения. Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ, так и проект документа или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа. Обсудим в материале, как оформить приложение к документу.
Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ (например, копия устава организации, копия штатного расписания организации, подписанные и зарегистрированные экземпляры договора, высылаемые контрагенту, и др.), так и проект документа (например, проект постановления, проект распоряжения) или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа (например, список членов создаваемой приказом руководителя комиссии, являющийся приложением к этому приказу, или план мероприятий, также утверждаемый приказом).
Оформление приложений к документам по всем правилам
Существует два вида связи между основным документом и приложениями к нему: основной документ и приложение связаны необходимостью пересылки документов, то есть документооборотом, например:
- сопроводительное письмо и приложение к нему;
- основной документ и приложение связаны содержанием:
- договор и приложение к нему в виде сметы расходов, календарного плана или иного документа;
- приказ и план мероприятий или список членов комиссии, раскрывающие содержание соответствующих пунктов распорядительной части приказа;
- приказ и утверждаемый этим приказом регламент, являющийся приложением к приказу.
В первом случае сопроводительное письмо и документы-приложения составляют единый комплект документов, во втором случае основной документ и документы-приложения являются частями одного документа.
В зависимости от того, каким образом связаны основной документ и приложения, по-разному оформляется отметка о приложении.
Как оформить приложение, когда основной документ и приложения связаны необходимостью пересылки
Рассмотрим первый вариант, когда основной документ и приложения объединяются, главным образом, для того, чтобы обеспечить пересылку адресату документов, имеющих самостоятельный характер и никак не связанных содержанием друг с другом. Поскольку с сопроводительным письмом пересылаются документы, имеющие самостоятельный характер, которые могут быть окончательно оформленными документами или подготовленными проектами документов, делать какие-либо дополнительные отметки или проставлять дополнительные реквизиты на этих документах нельзя. В связи с этим специальный реквизит – отметка о наличии приложений, содержащий информацию о приложениях, проставляется на сопроводительном письме.
Правила оформления отметки о наличии приложений установлены ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” (далее – Стандарт). И хотя Стандартом предусмотрено несколько вариантов оформления отметки, на практике встречаются ситуации, не предусмотренные стандартом. В связи с этим имеет смысл рассмотреть все ситуации, как предусмотренные, так и не предусмотренные Стандартом.
Ситуации оформления приложений, предусмотренные Стандартом
- Если документ-приложение назван в тексте, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров, а при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Например, если документ-приложение назван в тексте:
Приложение: в 1 экз.
или если документ-приложение не назван в тексте:
Приложение: Каталог запасных частей к стиральным машинам Samsung в 1 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2010 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, а только первому (основному) адресату, отметку о приложении оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
Нестандартные ситуации оформления приложений к сопроводительным письмам
Как уже было сказано, на практике возникают ситуации, оформление которых не предусмотрено Стандартом. Рассмотрим их.
1. В качестве приложений к сопроводительному письму могут пересылаться документы на бумажном носителе и на электронных носителях (дискетах, дисках CD, DVD, флеш-картах). В этом случае отметка о наличии приложений может быть оформлена следующим образом:
Поскольку количество листов документа-приложения в отметке о наличии приложения указывают для контроля комплектности документов при их отправке и получении, при пересылке документов на электронных носителях достаточно указать количество самих носителей.
Если с сопроводительным письмом пересылается только документ на электронном носителе, отметку о приложении можно оформить следующим образом:
Приложение: Проект договора поставки электротехнической продукции на компакт-диске в 1 экз.
2. Особым образом оформляется отметка о приложении при пересылке конфиденциальных документов (документов, содержащих служебную тайну с грифом “Для служебного пользования”, коммерческую тайну с грифом “Коммерческая тайна” либо иную конфиденциальную информацию с грифами “Конфиденциально” или “Строго конфиденциально” или иными).
Хотя нормативными правовыми актами не установлено особого порядка оформления сопроводительных писем и отметки о наличии приложения при пересылке конфиденциальных документов, на практике такие правила сложились. Эти правила закрепляются в локальных нормативных актах (правилах, положениях, инструкциях), которыми в организациях регламентируются вопросы конфиденциального делопроизводства.
В соответствии с этими правилами при пересылке конфиденциальных документов в сопроводительном письме в отметке о наличии приложения дополнительно указывается номер документа-приложения (имеется в виду регистрационный номер документа) и гриф ограничения доступа к документу, например:
Отметка о приложении, когда документ и приложение связаны содержанием
Рассмотрим оформление приложений в случаях, когда основной документ и приложение связаны содержанием. Такого рода приложения могут иметь самые разные документы: распорядительные документы (постановления, решения, приказы, распоряжения), любые виды договоров, особенно гражданско-правовых, различные акты (проверок, ревизий, экспертизы и др.), планы, программы, отчеты и др.
Поскольку в этом случае, как уже отмечалось выше, документ-приложение является неотъемлемой частью основного документа, отметки о наличии приложения присутствуют и в основном документе, и в документе-приложении, но оформляются они иначе, не так, как в сопроводительных письмах.
Как правило, при оформлении основного документа в соответствующем пункте документа делается ссылка на приложение. Приведем в качестве примера текст распорядительного документа.
Оформление с одним приложением
Оформление с несколькими приложениями
Соответственно, на каждом приложении к основному документу оформляется отметка о приложении по форме, установленной ГОСТ Р 6.30-2003:
Приложение 2
к приказу Росархива
от 15.03.201 1 №35
Слово “приложение” может печататься прописными буквами со знаком № , допускается также центрировать строки реквизита относительно самой длинной строки:
Аналогичным образом оформляются приложения к договорам, актам, планам, отчетам и другим документам, например на приложении к договору:
Если приложением к документу является документ, утверждаемый распорядительным документом (например, приказом), то наряду с отметкой о приложении на утверждаемом документе-приложении должен быть еще и гриф утверждения. Поскольку гриф утверждения также содержит ссылку на основной документ (например, приказ), Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) предусмотрено следующее.
Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа, например:
Приложение № 1
УТВЕРЖДЕНО
приказом Росархива от 12.11.2009 №125
То есть в данном случае чтобы не повторять ссылку на распорядительный документ (приказ) в отметке о приложении и в грифе утверждения, дата и номер распорядительного документа приводятся один раз – в грифе утверждения.
В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, доц., зам. директора ВНИИДАД
Написание курсовиков – очень важный этап учебного процесса в университете, институте, академии или колледже. Такие исследования проводятся студентами довольно часто – хотя бы раз в семестр (а иногда и чаще). Цель студенческого проекта – закрепление знаний, полученных в процессе изучения предмета.
Провести отлично такое исследование желает любой учащийся – но как это сделать? Кто-то пытается списать у однокурсника, кто-то – заказывает выполнение исследование в специальной фирме. Мы же с вами разберемся, как сделать его самостоятельно.
Но если возникнут затруднения при формировании приложения, можно обращаться к экспертам портала.
Также для Вас мы оказываем услуги по написанию дипломных проектов, курсовых работ, а также иных заданий.
Как правильно написать проект?
С таким вопросом сталкивается большинство студентов. Особенно часто его задают учащиеся первых курсов, которые сталкиваются с подобным заданием впервые. Хороший проект должен соответствовать следующим требованиям:
- Он должен быть актуальным и значимым.
- Его текст должен быть уникальным.
- При выполнении курсовика должна соблюдаться определенная структура.
- Написание курсовой работы должно быть только по ГОСТу (форма, в которой вы преподнесете свое исследование, в этом случае, важна так же, как и содержание).
Любой хороший студенческий проект должен состоять из нескольких разделов:
- титульник;
- оглавление;
- вводная часть;
- основной раздел;
- заключительная часть;
- список источников;
- приложения.
Далее в статье будет подробно обсуждаться раздел приложений в курсовой. Приложение к курсовой работе – это единственная часть, выполнение которой не обязательно, так как материалы, которые в нем находятся, можно размещать и по ходу написания исследования. Но далее мы рассмотрим, как пишется именно курсовая работа с приложениями.
Что такое приложения в курсовой?
Это выделенная часть проекта, где размещены различные графические, табличные и другие материалы, на которые ссылается автор курсовой работы в ходе ее написания.
Какие материалы размещают в данном разделе?
В этом разделе должны размещаться:
- различные таблицы;
- графики и диаграммы;
- чертежи;
- формулы;
- фотографии;
- карты и планы;
- справки;
- отчеты;
- анкеты;
- и многие другие.
В данном случае все зависит от предмета, в рамках которого проводится исследование, и от специальности, на которой обучается студент.
Как оформить приложение в курсовой?
Если вы начали оформлять приложения, то у вас наверняка возник этот вопрос.
Оформление приложения в курсовой может быть выполнено следующим образом:
- В виде выделенной части.
- В виде отдельного документа.
Очень важно, чтобы по тексту курсовой работы были сделаны ссылки на все элементы (графики, формулы, таблицы), иначе проект могут оправить на доработку или снизить оценку за его написание.
Например: результаты проведенного исследование отражены на графике (Приложение Д).
Нумерация в разделе:
- Нумерация страниц. Нумерация может быть сквозной, или эта часть исследования может нумероваться отдельно.
- Нумерация материалов в разделе.
Если курсовик очень объемный, то приложения в нем можно поделить на разделы. В таких случаях, помимо буквенных обозначений, к приложениям добавляются из порядковые номера. Например, Приложение Д 2.1.
Кроме того, в больших работах может быть несколько диаграмм, графиков или таблиц с одним заголовком. В этом случае, каждому из элементов будет присвоен свой номер. Например, Таблица 2.3.
Как оформлять заголовки в разделе:
- Каждый новый рисунок, таблица или диаграмма выполняется с новой страницы.
- В верхнем правом углу пишется: «ПРИЛОЖЕНИЕ» и его порядковый номер.
- Буквы для обозначения каждого из элементов должны быть заглавными. Кроме того, все они выбираются по ГОСТу. Нельзя использовать такие буквы, как: Ч, Ё, О, З и некоторые другие в русском алфавите и O и I - в латинском.
- Их можно нумеровать арабскими цифрами.
- Заголовки элементов данного раздела могут быть не только цифровыми и буквенными, но и в виде целых предложений. Главное – чтобы они были емкими и краткими.
Чтобы узнать все требования к оформлению приложений, внимательно изучите методичку, которую выдаст преподаватель. Если преподаватель не выдал вам данный документ – вы всегда можете попросить ее на кафедре.
Приложение в курсовой работе – где найти пример?
Чтобы правильно оформить данную часть, многие студенты пытаются найти хороший образец в сети Интернет или у своих одногруппников. Такое решение не совсем правильно – вы скопируете множество ошибок, связанных с оформлением исследовательского труда. Поэтому, перед тем, как делать исследование, прочтите методические указания – в них вы найдете примеры для выполнения и оформления любой части проекта.
В данной статье мы подробно рассмотрели, как оформить приложение в курсовой: узнали о том, какие документы в нем можно разместить, и как они оформляются. Теперь, вы сможете написать курсовик и защитить его без проблем.
Небрежное оформление реквизита «Отметка о наличии приложения» может многое рассказать о профессиональном уровне делопроизводителя. Порядок его оформления доступно и с наглядными примерами разъясняет консультант по делопроизводству И.В. Мурнина.
Существует два основных способа оформления приложения.
«Какое это имеет значение? Главное, чтобы было понятно, что там, в приложении, и сколько листов, чтобы можно было проверить все ли на месте» , - скажет или подумает человек, далекий от делопроизводства. А вот и нет.
Использование того или иного способа оформления приложения зависит совсем не от желания секретаря или исполнителя документа. Этот порядок отражает определенную делопроизводственную или управленческую процедуру, и неправильное оформление приложения может привести не только к утрате прилагаемых документов, но и некачественному исполнению поручения руководителя, либо неисполнению вообще. Небрежное или неправильное оформление реквизита «Отметка о наличии приложения» может также многое рассказать о профессиональном уровне делопроизводителя и владении нормативной и методической базой. Порядок оформления этого реквизита четко, доступно и с наглядными примерами изложен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов» .
Направляем …
Первый из рассматриваемых способов оформления приложения касается переписки. Чаще всего, приложение встречается в сопроводительных письмах. Можно сказать, что это обязательный реквизит сопроводительного письма, хотя соответствующие документы могут прилагаться и к другим видам писем. Например, пригласительные билеты к письму-приглашению на какое-либо мероприятие, образцы полиграфической продукции к гарантийному письму по поводу оплаты за изготовление этой продукции и т.д.
Реквизит «Отметка о наличии приложения » располагается ниже текста, непосредственно перед подписью уполномоченного должностного лица. Оформляется от границы левого поля, с заглавной буквы и в единственном числе, Вне зависимости от количества приложений пишут слово «Приложение» , далее ставят двоеточие и начинают описывать приложение в соответствии с правилами русского языка. Как известно, двоеточие требует строчной буквы, а точка в процессе нумерации - заглавной. Далее начинаются нюансы. Если приложение поименовано в тексте, например, «Направляем копию инструкции по делопроизводству ЗАО «Корпоратив консалтинг» , то в приложении просто указывают количество листов (л.) и экземпляров (экз.) этой самой инструкции:
Приложение: на 6 л. в 1 экз.
Для документов, имеющих гриф «Для служебного пользования» (ДСП) указываются также гриф и номера экземпляров, поскольку при оформлении таких документов их экземпляры нумеруются. Если документ не называется в тексте письма вообще либо группа документов обозначена общими понятиями: «пакет документов», «материалы» , то в приложении перечисляется название, количество листов и экземпляров по каждому документу отдельно. При этом приложения ну:меруются и печатаются «висячей строкой», «не залезая», под определение реквизита «Приложение» .
Иногда количество приложений так велико, что текст письма составляет две строки, а перечисление приложений занимает два и более листа. Листы при этом нумеруются, как обычно. Если листы приложения сброшюрованы, то их количество не указывают, в приложении так и пишут: 1 брошюра - 1 бр.:
Приложение: методические указания по курсу «Делопроизводство», 1 бр.
Приложение к документу, может в свою очередь тоже иметь приложение, и при отправке нет никакого смысла указывать количество листов основного высылаемого документа и его приложения по отдельности. Слишком велик риск запутаться и чего-то не досчитаться, поэтому делают ссылку на имеющееся у высылаемого документа приложение, и указывают общее количество листов с пометкой «всего». Указывая название документа, следите за согласованием, приложение «к проекту» – значит, «к нему», а если инструкция утверждена и указывается не как проект, а как документ, «инструкция», то – «к ней»:
В письме допускается указание четырех адресов подряд, но при этом не всегда приложение направляется во все указанные адреса, бывает - только в один-два. Ссылка на это обязательно дается в приложении и при получении такого письма следует быть особенно внимательными и проверять, было ли изначально направлено приложение конкретному получателю или письмо направлено вам только для сведения. И приложения изначально не предусмотрено.
Приложение: на 7 л. в 3 экз., только в первый и третий адрес.
Это не часто встречающийся случай, но при неправильной оценке ситуации потребуется много времени и сил. Требовать у отправителя повторной отправки приложения – также не стоит, это говорит не в вашу пользу, а совсем наоборот: дискредитирует ваш профессиональный уровень.
В соответствии с приложением № 00
Приложения имеют не только письма. Распорядительные документы: приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения и др. , могут содержать таблицы, схемы, графики, образцы заполнения различных форм документов. Чтобы не перегружать текст основного документа дополнительной информацией такое «сопровождение» выносится в отдельное приложение. Текст основного документа, как правило, содержит ссылки на имеющееся приложение. Например, «Для оформления приказов руководителя по основной деятельности используется бланк приказа (Приложение № 5)» или «Бланк организации оформляется в соответствии с приложением №1» . Приложения могут иметь и буквенное обозначение, например «Приложение Б» .
Стоит обратить внимание на то, что при утверждении организационных документов путем издания распорядительного документа, утверждаемый документ является приложением к утверждающему. В этом случае на утверждаемом документе (правилах, инструкциях, отчетах и т.п.) ставится гриф утверждения документа со ссылкой на реквизиты утверждающего документа, а выше этого грифа указывается, что документ является приложением (смотрите пример ниже). Как правило, утверждающий документ имеет несет дополнительную информацию по внедрению утверждаемого документа. Например, ознакомить всех сотрудников с новым Положением о структурном подразделении. В то же время утверждаемые распорядительными документами документы организационные имеют свою отдельную и весьма насыщенную делопроизводственную жизнь.
Например, штатное расписание организации утверждается приказом директора и, по сути, является приложением к этому приказу. Но на практике приказ, как правило, откалывают от такого приложения и работают со штатным расписанием, как с отдельным документом. Так же поступают с правилами и инструкциями, которые тоже достаточно часто утверждаются не подписью руководителя, а изданием приказа, поскольку их внедрение требует пояснений и дополнений. И здесь хотелось бы обратить внимание специалистов, что работать с подлинниками таких документов не стоит, Сделайте копию и работайте, себе на здоровье. Иначе, за короткий период такой весьма важный документ превращается в упаковочную бумагу (на бумагоносителе) или, хуже того, может быть просто утрачен (как в электронном виде, так и на бумагоносителе).
Оформления приложения, при ссылках на него в тексте основного документа или утверждении, выглядит так. На первом листе приложения в правом верхнем углу пишут «Приложение №» и через межстрочный интервал указывают наименование, дату и номер документа к которому относится приложение. Возможно написание слова «Приложение» заглавными буквами. Допускается центрирование отдельных частей этого реквизита относительно самой длинной строки. Составные части приложения ограничиваются правым полем, они не должны быть слишком длинными и при построчном делении следует соблюдать некоторую логику. В приведенном ниже примере стоит пожертвовать «красотой» оформления и не делить должность «генеральный директор» по строчкам.
или
Порядок оформления текстового приложения соответствует оформлению основного документа. Размеры полей, вид и размер шрифта должны быть одинаковыми. При оформлении приложений следует внимательно проверять ссылки на них в тексте «основного» или утверждающего документа, а при отправке комплектность: строгое соответствие листов и экземпляров, указанных в письме.
И.В. Мурнина
консультант по вопросам
делопроизводства, ведущий семинаров
Если учесть все эти моменты, то оформление служебных писем, в принципе, не составит особого труда. Порядок изложения Чтобы документ был правильно составлен, необходимо учесть определенную очередность изложения в нем информации. Для примера можно рассмотреть вариант, как написать служебное письмо-ответ. Для начала необходимо запомнить, что, по правилам этикета, реагировать на информацию надо в течение суток с момента ее получения. Если же речь идет об электронном сообщении, то оптимальное время составит не более двух часов. В случае, когда придерживаться такого правила не представляется возможным, лучше направить партнеру соответствующее сообщение. Само письмо, по сути, будет состоять из двух частей:
- Вводная. Отправитель излагает тему, причину и основания его написания. Здесь можно сослаться на нормативные акты, которые по закону служат основанием для предоставления ответа.
Оформляем письма по госту
Оформление реквизита «адресат» служебного письмаПисьмо может быть адресовано организациям, структурным подразделениям, должностным или физическим лицам в зависимости от обстоятельств. Несколько примеров указания адресата: Генеральному директоруОАО «Горящий фитиль»В.А.
Внимание
Великолукскому ОАО «Горящий фитиль»Юридический отдел с почтовым адресом ОАО «Горящий фитиль»ул. Трудная, д. 45,г. Орел, 385001 Тундрикову Г.П.ул. Легкая, д.
127, кв. 365,г.
Мурманск, 628021 Оформление реквизита «дата» служебного письмаПосле подписания письма, нужно проставить дату на документ. Допускаются следующие варианты: 18.04. или 18 апреля г.
Желательно придерживаться единого варианта написания даты в одном документе (если дата указывается несколько раз в тексте).
Некоторые тонкости оформления приложений
Инфо
Конкретные условия каждой поставки будут определены в спецификациях. В случае противоречия между приложениями, будет применяться с более поздней датой подписания.
При оформлении приложения учтите следующие моменты. Инструкция 1 В документе должны быть поименованы все приложения. 2 На самом приложении укажите: приложение №, указываем его порядковый номер, дату заключения, а также к какому документу является приложением. 3 Связь между приложением и основным документом обеспечивается одинаковым наименованием сторон. 4 Все приложения к договору должны содержать подписи уполномоченных лиц и печати. 5 Документ и приложения к нему сброшюруйте, страницы пронумеруйте и укажите их количество. Обратите внимание При отсутствии приложения, когда в нем определены существенные условия договора, договор может быть признан не заключенным.
Как правильно оформить приложение к письму
Но эти зоны примерны, и потому мы ориентируемся не на них, а отступаем от текста 2-3 межстрочных интервала и размещаем здесь следующий реквизит (подпись или отметку о наличии приложений) – при коротком тексте он может оказаться выше, чем зона в 8 см от нижней границы листа. Это делается для того, чтобы после оформления документа в него нельзя было добавить текст.
В схеме расположения реквизитов из ГОСТа Р 6.30-2003 (Рисунок 1) реквизиты 21, 22 и 25 (т.е. отметка о наличии приложения, подпись и печать) располагаются на одном уровне. С подписью и печатью действительно так поступают. Но отметку о наличии приложения размещают ниже текста, отступая от него 2-3 межстрочных интервала, а после этой отметки отступают еще 2-3 межстрочных интервала и уже здесь оформляют подпись (если нужно, заверяют ее печатью), см.
Как оформить приложение к документу
Если же прошитые документы должны быть подписаны несколькими лицами (например, договор и его приложения), то все эти лица должны поставить свои подписи и печати на сшиве (см. Пример 11). Если заверяющие документ лица занимают равноценные должности, то их подписи лучше расположить на одном уровне.
Заверять ли гриф утверждения печатью? ГОСТ Р 6.30-2003 этого не требует. Но на практике часто печатью все-таки удостоверяют подпись должностного лица в грифе утверждения.
Фрагмент документаОрганизационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 Оттиск печати в соответствии с ГОСТом заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.
Загадки в оформлении приложений
Нейтральный тон. Сдержанность и строгость при оформлении писем – норма официального общения. Нейтральный тон предполагает почти полное отсутствие экспрессивно или эмоционально окрашенных слов.
Сведения носят сугубо официальный характер, по этой причине необходимо исключить из текста, например, слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами или междометия. Эмоциональный подтекст может присутствовать, но стоит скрыть его за нейтральным тоном изложения.
Точность и однозначность формулировок. Получатель должен однозначно понять и трактовать смысл адресованного ему материала. Точность текста, как правило, напрямую зависит от верно выстроенной композиционной структуры, отсутствия логических ошибок. Служебное письмо должно быть четко продумано. Лаконичность. Благодаря этому требованию автор сможет существенно сократить объем всего документа.
Приложения к документам
Полезный совет Будьте внимательны и прикладывайте поясняющие документы в строгом соответствии с порядком нумерации приведенном в основном документе. Источники:
- как правильно оформить приложение
Документ и приложения к нему рассматриваются как единый документ. Приложения, на которые имеются ссылки в тексте документа, являются его неотъемлемой частью. Оформить приложение к договору или иному документу (положению, приказу) имеет смысл, когда:- Прилагаемый документ слишком объемный и включать все его условия в документ нецелесообразно. Например, в качестве приложения можно оформить техническую документацию. — Предусмотрен длительный срок действия документа. Его содержание может уточняться путем оформления приложений к нему. При заключении долгосрочного договора поставки, конкретные даты поставок, ассортимент, количество, стоимость, порядок доставки товаров может меняться.
Служебное письмо (образец)
Образец необходимо разработать так, чтобы нарушитель не воспринимал его как угрозу. Необходимо помнить, что это всего лишь напоминание с требованием соблюдения законности.
Правила оформления Особое внимание необходимо обращать на оформление служебных писем. Правда, законом не предусмотрено для этого каких-то строгих норм и правил.
Несмотря на это, при составлении подобных документов необходимо учитывать следующие обязательные моменты: 1. Любое служебное письмо должно быть составлено на бланке.
Он разрабатывается заранее специалистами по делопроизводству и утверждается приказом руководителя предприятия. 2. Документ должен содержать определенные реквизиты: 2.1. Информация о получателе и отправителе. 2.2. Исходящий номер и дата данного письма. Это нужно для регистрации. 2.3. Ссылка на аналогичные сведения о письме-запросе, если данный документ представляет собой ответ на него. 2.4. Заголовок.
Если документ предполагает наличие приложения, то ссылки на него должны быть уже в самом тексте приказа, договора или инструкции. Например, упоминание о приложении в инструкции по делопроизводству: Документы регистрируются в Журнале регистрации входящих документов (Приложение 10). или в приказе по основной деятельности: ПРИКАЗЫВАЮ 1. … 2. Рабочей группе собрать информацию по форме №1 (приложение №1 к настоящему Приказу). или в договоре подряда: 3.2. Перечень материалов и оборудования, предоставляемых Заказчиком для выполнения работ, указан в Приложении №1, являющемся неотъемлемой частью настоящего Договора. Следовательно, если к документу планируется что-либо приложить, но это приложение обязательно нужно сослаться в документе. Приложения и документ (в отличие от случая с сопроводительным письмом) являются здесь одним целым.
Оформление приложений к письму по госту пример
Утвердить Положения: — об Организационно-аналитическом управлении Правительства Москвы (приложение 1); — о Правовом управлении Правительства Москвы (приложение 2); — об Управлении по организации работы с документами Правительства Москвы (приложение 3); — о Протокольном отделе Правительства Москвы (приложение 4); … На каждом приложении оформляется отметка о приложении по установленной форме: Приложение 1 к постановлению Правительства Москвы от 3 декабря 2005 г. № 982-ПП Аналогичным образом оформляются приложения к договорам, актам, планам, отчетам и другим документам (не сопроводительным письмам). В тексте документа в соответствующем разделе текста делается ссылка на приложение, а на приложении – отметка о приложении: Приложение 1 к договору купли-продажи сырой нефти от 5 июля 2005 г.
